Ces dernières informations ne doivent pas être enregistrées sous forme de textes descriptifs mais, dans la mesure des possibilités, sous une forme normalisée permettant la recherche de documents et une récupération aisée des données dans un système de bases de données relationnelles.
The latter information should not be recorded as narrative but, as far as possible, in a standardised manner allowing documentation and easy retrieval of the data in a relational database system.