Il termine "documento" indica qualsiasi contenuto relativo a politiche, azioni e decisioni di competenza dell'istituzione in oggetto, indipendentemente dal supporto utilizzato (cartaceo, elettronico, registrazione audiovisiva, ecc.) e fatta eccezione per i documenti di riflessione o di discussione, i pareri dei servizi e i messaggi informali.
The terms of the Commission's proposal include all documents relating to the policies, activities and decisions of the three institutions in question, whatever their form paper, electronic files or recordings. Documents intended for discussion, internal administrative notices and informal messages are excluded from this rule.